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Come gestire le tue mail di lavoro per essere una donna di successo

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Impariamo a gestire la posta elettronica, in modo tale da essere delle donne efficienti, senza lasciare che le mail di lavoro invadano la nostra vita privata

Come gestire mail di lavoro

Viviamo in un momento in cui subiamo, tra vita privata e lavoro, un bombardamento giornaliero di email, arrivano sulla nostra casella di posta con una media di più di 30 al giorno. Dormiamo praticamente con il cellulare e la prima cosa che facciamo appena svegli, non è salutare chi ci sta a fianco, ma è controllare la posta elettronica. Niente di più sbagliato!

Per non rischiare di sprecare tempo ed energie è importante saper gestire questo strumento, essenziale per la nostre comunicazioni quotidiane, in maniera lucida ed efficace. Diventare una donna di successo, senza stress e senza rimanere soffocata dalla rete e da tutte le informazioni che arrivano ogni secondo può essere semplice. Basta creare un sistema dove tutto sia organizzato al meglio. Poche regole vi salveranno e vi faranno avere una Inbox quasi a 0!

Come separare il lavoro dalla vita privata

Non controllare l’email in maniera compulsiva

Se volete imparare a gestire al meglio le decine di email che arrivano, il primo passo è evitare che siano loro a controllarvi. Ricevere continuamente notifiche di nuove email anche attraverso il cellulare, con una vibrazione continua, non fa altro che distrarre e interrompere il lavoro. Riprendete il controllo del vostro tempo e stabilite prima con quale frequenza controllare la posta elettronica. Non sarà mai una vibrazione dello smartphone a decidere come organizzare il vostro tempo!

Archiviate ed eliminate

Archiviare le mail è importante, vi farà risparmiare tanto tempo. In questo modo riuscirete subito a trovare quelle più importanti o quelle che avete la necessità di visualizzare spesso. Esplorate bene il vostro account di posta elettronica, sicuramente troverete una cartella “Archivio”. In caso contrario potete sempre crearla. Per le mail già lette o quelle inutili, per non parlare degli spam, vi suggeriamo tre semplici parole: eliminate, eliminate, eliminate! Tenere la vostra casella più leggera possibile, faciliterà il vostro lavoro.

Contrassegnate

Se potete rispondere alla mail di lavoro in meno di un minuto, allora fatelo subito e rispondete alle questioni più semplici, se invece viene richiesta una risposta più lunga e argomentata, segnalate il messaggio con una bella bandierina, una stella o il simbolo che avete nel vostro account. Avrete così un elenco (mi raccomando che non sia lungo altrimenti disperderete la concentrazione) e molto più tempo e testa per rispondere in modo adeguato e con tutte le informazioni corrette.

Adorabili etichette colorate

Un sistema molto utile presente su Gmail. Le etichette sono utilissime per catalogare le mail e dividerle tra quelle di lavoro, pubblicità, comunicazioni varie e personali; assegnate etichette e colori tra famiglia, amici, clienti, con il tempo saranno fondamentali anche per ritrovare una mail importante. Con i filtri poi vengono dirottate subito nella cartella giusta. Potete persino decidere di aprire solo una volta a settimana, dare una rapida occhiata e poi svuotare tutto.

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Lista delle cose da fare

Ci sono tre tipi di cose da fare al lavoro: le attività che devono essere fatte ma non subito, quelle che non vanno fatte subito ma che bisogna comunque ricordarsi di fare e infine le cose che speravamo di fare oggi ma che non siamo riuscite a fare. La famosa to-do list. Un buon sistema per organizzarsi meglio è utilizzare un task manager digitale in cui memorizzare le attività ricorrenti, quelle che hanno una scadenza ancora lontana e quelle occasionali. In alternativa potete sempre segnare tutto sul classico e intramontabile foglio di carta: un metodo che si rivela sempre utile, anche se superato. Di volta in volta eliminate dall’elenco le cose che siete riusciti a portare a termine.

Nessuna distrazione “at work”

Chiudete la casella di posta e lavorate. L’errore principale è cercare di concentrarsi al lavoro e vivere con la casella di posta sempre aperta. E’ normale che viene voglia di sbirciare ogni due minuti senza considerare che come voi ci sono, purtroppo, molte persone che si sono abituate ad una connessione e disponibilità 24 ore su 24, e rimangono quasi sorprese se non rispondete subito alle loro mail, anche se sono solo le 2 di notte.

gpt