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Come scrivere mail di lavoro in maniera adeguata

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Come scrivere mail di lavoro in maniera adeguata | Crisi da foglio bianco? Non temere: ecco i consigli di PianetaDonna per scrivere email professionali a prova di capo!

Come scrivere mail di lavoro in maniera adeguata

La crisi da foglio bianco non colpisce solo gli scrittori, ma anche chi è al pc intento a cominciare una mail, specialmente se di lavoro. Fatte salve le occasioni in cui le formule standard tolgono da qualsiasi impiccio (come nel caso di comunicazioni fra Istituzioni), l'incipit di una comunicazione formale, fra colleghi o con il capo, potrebbe darci qualche grattacapo.

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Può capitare in quei casi in cui magari abbiamo la necessità di esprimere una lamentela o anche un ringraziamento, oppure dobbiamo contattare un’azienda terza o un collega per chiedere delucidazioni, favori, o inviare del materiale. Insomma, qualsiasi situazione che sfugga all'etichetta convenzionale, ma con un comune denominatore (la formalità del contesto) potrebbe farci cadere nella sindrome da foglio bianco, tipica anche del rientro dopo le ferie. Vi è mai capitato?

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Niente panico: ecco qualche spunto per iniziare una email formale con il saluto giusto. Perché se si riesce ad iniziare, come per la maggior parte delle cose, il gioco è fatto e lo schermo comincia a riempirsi di parole quasi da solo. E non scordate mai: è vero che i social al giorno d’oggi hanno accorciato le distanze fisiche e sociali, ma in ambito formale il capo è sempre capo. E soprattutto: verba volant. Scripta manent. Anche (o forse soprattutto) nell’era digitale.

Come scrivere una mail formale: qualche spunto

- La regola numero uno è evitare, anche se siete in buoni rapporti con il destinatario, ogni forma gergale o colloquiale (tipo: "Hey" o "Ehilà") 

- "Ciao nome"  è il massimo dell’informalità concessa nella formalità, ma solo se con il collega o qualsiasi altro attore della vostra vita lavorativa, vi siete accordati per darvi del tu

- Egregio Sig./Sig.ra/Dott./Dott.ssa/Prof./Prof.ssa: da usare per scrivere a chi ricopre cariche importanti e con il quale avete una certa distanza.

- Gentile collega: semplice, pulito, ma formale al punto giusto. Salva in qualunque occasione, anche quando non si è così sicuri della gerarchia o del ruolo che il “collega” ricopre. Ovviamente non è l’inizio ideale per una mail al capo.

- Caro nome: da evitare. Si può usare solo affiancato a “collega”, al limite, sostituendolo a "gentile" (vedi punto precedente).

- Buongiorno, Buonasera, Buonanotte, etc: non sono saluti molto indicati per un’email, nonostante la loro formalità, a causa del carattere atemporale e asincrono delle comunicazioni elettroniche, che possono partire ad un’ora e giungere sotto gli occhi del destinatario a tutt’altra. Oppure all’altro lato del mondo. Leggerli in un altro momento della giornata potrebbe disorientare il destinatario.

- "Salve nome e cognome": in bilico fra il formale e l’informale, può tuttavia tornare utile appunto in quelle situazioni ibride, in cui non sapete bene su che livello si trova la persona a cui dovete scrivere. Oppure nel caso in cui non vi ricordiate se vi davate del tu o del lei, per esempio

- “Egregi Signori” è molto adatto nel caso in cui vi dobbiate rivolgere genericamente a una ditta, a un suo reparto o a colleghi che ancora non conoscete per nome.

E poi, come continuare? Sulla prima frase dopo il saluto, il consiglio è di evitare banali “come va?” o “come sta?”, normali in una conversazione vis à vis, ma non in una email formale. Anche le domande relative a situazioni professionali del destinatario, ad esempio “come va il lancio del prodotto?”, potrebbero non essere un’ottima idea (informatevi prima se davvero il prodotto sta andando bene!). Meglio dunque, dopo aver salutato, andare subito dritti al punto della questione indicata in oggetto.

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